セミナー、展示会、株主総会、大規模な社内イベントなど、企業が重要なイベントを開催する際、ホテル内のバンケット、コンベンションセンター、専門の貸し会議室といったイベント会場を法人名義で契約します。これらの施設利用は高額な契約となり、利用キャンセル時のリスクも大きいため、施設運営側は契約主体の法人について厳格な審査を行います。本記事では、企業がイベント会場を法人契約する際のメリット、スムーズな契約手続きの流れ、そして特に準備に時間と手間がかかりがちな公的証明書を効率よく手配する方法を解説します。イベント会場を法人契約する主なメリットイベント会場を法人名義で契約することで、個人や団体名義では得られない、いくつかのビジネス上のメリットがあります。信用力と契約規模の拡大法人名義で契約することで、企業としての信用力が担保され、より大規模なスペースや、高額なサービスを含む契約が可能になります。大規模な国際会議や株主総会など、信用が重視されるイベントで特に有利になります。経費処理の明確化と効率化会場費、設備費、飲食費など、イベントに関わるすべての費用を会社宛に一括請求できるため、経費精算の手間が大幅に削減され、経費処理が明確になります。優先的な予約や優待の利用会場によっては、過去の利用実績がある法人顧客や、年間契約を結ぶ法人顧客に対し、抽選における優遇や、繁忙期の優先的な予約、特別割引などの優遇措置を提供している場合があります。法人契約の基本的な手続きと「履歴事項全部証明書」の必要性イベント会場を法人名義で契約する場合、施設の規模や契約金額に応じて、厳格な審査と書類提出が求められます。契約時に一般的に求められる主な書類特に大規模な会場や高額な契約となる場合、以下の書類の提出が求められます。施設利用申込書: 会場所定の書類。イベント企画書・利用計画: イベントの概要、目的、参加人数、スケジュールなどを記載したもの。法人の実在性・信用力を証明する書類: 履歴事項全部証明書など。契約担当者（代表者）の本人確認書類: 運転免許証や名刺など。高額な契約で「履歴事項全部証明書」が必須となる理由イベント会場側は、数百万から数千万円に及ぶ高額な会場利用料や、万が一のキャンセル時のリスクを回避するため、契約主体の法人情報について厳しくチェックします。信用保証の確立： 契約主体である法人が国に正式に登記されていることを公的に証明し、契約履行能力があるかを判断します。代表権限の確認： 契約書に署名する人物が、企業を代表して契約を締結する法的権限を持つ役員（代表取締役など）であるかを、登記情報で確認します。この証明書は、会場側が安心して契約を結ぶための基盤となるため、契約をスムーズに進める上で不可欠な書類となります。「履歴事項全部証明書」を効率よく準備する方法イベント開催に向けて準備が山積みの中、公的書類の取得に手間取ると、会場確保が遅れるなどのリスクが生じます。従来の取得方法によるリスク履歴事項全部証明書は法務局（登記所）で取得できますが、多忙なイベント担当者にとって、以下の非効率さがあります。業務の中断： 平日の日中に法務局へ出向く必要があり、イベントの準備業務が中断されます。締切への影響： 郵送請求は証明書の到着に時間がかかり、会場側が設けた書類提出の締切に間に合わないリスクがあります。オンラインサービスによる取得で準備期間を短縮イベント会場の契約を確実に、そして迅速に進めるためには、公的証明書の準備を最短で行うことが重要です。公的な証明書をスピーディーかつ手間なく入手したい場合は、オンラインで登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の取得申請ができる「GVA 登記簿取得」を利用するのが有効です。このサービスを活用すれば、法務局へ足を運ぶことなく、必要な証明書をオンラインで依頼・入手できます。これにより、会場契約の準備時間を大幅に短縮し、イベントの計画と実施に集中することが可能になります。「GVA 登記簿取得」を利用して法務局に行かずに法人登記簿謄本を取得された事例ここでは、「GVA 登記簿取得」をご利用いただいたお客様の声を紹介します。実際に「GVA 登記簿取得」をご利用いただきました、株式会社キャリアリテラシー様の事例です。法務局への交通費や移動時間をカットできるメリットに感じて「GVA 登記簿取得」をご利用いただきました。▼詳しい内容はこちらをご確認ください法務局への交通費や移動時間を考えると圧倒的に安く、使わない理由はないと思いました