会社の手続きや契約の場面で、法人の登記簿謄本のコピーを提出するように求められて困っていませんか。登記簿謄本をそのまま提出すればよいのか、それとも自分でコピー機を使って印刷したものでよいのか、迷う方も少なくありません。ここでまず重要となるのが、提出先が求めているのが紙の原本を複写したコピーなのか、それともPDFなどのデータ共有なのかという点を確認することです。近年のビジネスの現場では、業務効率化のために紙ではなくデータでの提出を指定されるケースも増えています。この記事では、登記簿謄本のコピーが必要になった際の具体的な対応方法や、提出方法に応じたデータの準備の仕方、指示された書類を効率的に取得するための方法について分かりやすく解説します。法人の登記簿謄本を取得する3つの方法コピーやデータを用意するには、まずベースとなる登記簿謄本の情報を取得する必要があります。その方法には、大きく分けて以下の3つの選択肢があります。法務局の窓口へ直接赴く方法最寄りの法務局や地方法務局の窓口に出向き、証明書交付申請書を提出してその場で原本を取得する方法です。窓口の担当者に相談しながら手続きができるため確実ですが、平日の日中に法務局へ行く時間を確保する必要があります。公的なオンラインシステムを利用する方法国が運営する登記ねっとなどのオンラインシステムを利用して請求する方法です。パソコンから申請し、原本を郵送で受け取るか、指定した法務局の窓口で受け取ることができます。窓口へ行く手間を減らすことができ、手数料も窓口請求より安く抑えられる点がメリットです。民間のオンライン支援サービスを利用する方法GVA 登記簿取得などの民間企業が提供するサービスを利用する方法です。公的システムよりも直感的で分かりやすい操作画面が特徴であり、スマートフォンやパソコンから手軽に請求できます。公的システムである登記ねっと等の特徴と利用時の留意点公的なオンラインシステムである登記ねっとは、インターネットを通じて安全かつ安価に登記簿謄本を請求できる信頼性の高いシステムです。利用するにあたっては、いくつか把握しておくべき実務上の仕様があります。まず、システムの利用時間が定められている点です。平日の午前8時30分から午後9時までとなっており、土曜日、日曜日、祝日、および年末年始は稼働していません。そのため、休日に申請手続きを済ませておくということは困難です。また、初めて利用する際には、専用のソフトのインストールやブラウザの環境設定、ユーザー登録などの初期設定が必要となる場合があります。普段から法務手続きを頻繁に行う担当者にとっては非常に便利ですが、たまにしか利用しない場合には、事前の準備に少し時間がかかる可能性があることを念頭に置いておくとスムーズです。PDFデータで提出する場合の2つの取得方法相手方からPDFなどのデータで共有するように求められた場合、そのデータを準備する方法は大きく分けて2通りあります。手元にある紙の原本をPDF化する方法すでに法務局などで取得した履歴事項全部証明書の原本がある場合は、オフィスの複合機やコンビニのマルチコピー機にあるスキャン機能を使って、全ページをPDFデータに変換します。インターネット上で登記情報PDFを購入する方法公的な登記情報提供サービスなどを利用すれば、法務局の証明印はないものの、登記簿と同じ内容が記載されたPDFデータをその場でダウンロードして購入することができます。提出先によって、証明印のある原本のスキャンデータが必要なのか、証明印のない登記情報PDFでも構わないのかが異なるため、事前に確認しておくと安心です。効率性を重視する場合の選択肢としてGVA 登記簿取得を活用する日中の業務が忙しく、法務局へ行く時間が取れない場合や、公的システムの設定が難しく感じる場合には、民間のサポートサービスであるGVA 登記簿取得の活用が有力な選択肢となります。GVA 登記簿取得の大きなメリットは、24時間いつでもオンラインから申し込みができる点です。平日の夜間や土日祝日であっても、思い立ったときにパソコンやスマートフォンから手続きを進めておくことができます。事前の複雑な環境設定やユーザー登録の手間も最小限に抑えられているため、初めての方でも迷わずに利用できます。ただし、サービスを利用する上で知っておくべき正確な仕様もあります。24時間いつでも申し込みの受付は行っていますが、法務局の業務時間外である夜間や休日に申請した場合は、翌営業日の扱いとして処理が進められます。そのため、土曜日に申し込んだからといって、その日のうちに発送やデータ提供がされるわけではない点には注意が必要です。法人の登記簿謄本のコピーやデータを求められたときは、まず相手方が求める形式を正しく把握し、自社のスケジュールに合わせて最適な取得方法を選びましょう。GVA 登記簿取得は原本取得もPDF取得もどちらも取得できます。